Il est très important de calculer avec justesse vos d'utilisation (maison, épicerie, auto) quand vous êtes RSGE, voici pourquoi.
Quand on gère un service de garde en milieu familial (SGMF), la maison familiale devient aussi un lieu de travail. Les enfants jouent dans le salon, mangent à la table de cuisine, et parfois même la voiture sert à faire des sorties éducatives ou des courses pour le service de garde. Cette réalité bien particulière donne droit à des déductions fiscales intéressantes, mais elle exige aussi une rigueur que beaucoup de responsables de service de garde éducatif (RSGE) sous-estiment : le calcul des pourcentages d'utilisation.
Ces pourcentages déterminent quelle part de vos dépenses de résidence, d'épicerie et de véhicule peut être considérée comme une dépense d'entreprise plutôt qu'une dépense personnelle. Mal calculés, ils peuvent vous coûter cher, dans un sens comme dans l'autre.
Un pourcentage mal calculé, ça coûte de l'argent des deux côtés
Beaucoup de RSG pensent que le risque, c'est seulement de payer trop d'impôt. En réalité, il y a deux dangers bien réels :
Si vos pourcentages sont sous-estimés, vous passez à côté de déductions auxquelles vous avez légitimement droit. Concrètement, cela veut dire que vous payez plus d'impôt que nécessaire, année après année, simplement parce que vos chiffres ne reflètent pas votre réalité.
Si vos pourcentages sont surestimés ou mal documentés, vous vous exposez à un risque bien réel en cas de vérification par Revenu Québec ou l'Agence du revenu du Canada. Un redressement fiscal peut entraîner non seulement le remboursement des sommes déduites en trop, mais aussi des intérêts, voire des pénalités. Et sans registres solides pour appuyer vos calculs, il est très difficile de se défendre.
Entre les deux, il y a une zone où la majorité des RSGE devraient se trouver : des pourcentages justes, bien documentés, qui reflètent fidèlement l'usage réel de la maison, de l'épicerie et de la voiture pour le service de garde.
Le pourcentage d'utilisation de la résidence
C'est souvent le calcul le plus important, puisque le service de garde se déroule majoritairement à la maison. Il combine généralement deux dimensions :
Le pourcentage d'espace correspond à la proportion des pièces de la maison réellement utilisées pour le service de garde par rapport à la superficie totale habitable. Une salle de jeux, la cuisine ou la salle de bain utilisée par les enfants comptent, alors qu'une chambre parentale fermée aux enfants ne devrait généralement pas être incluse de la même façon.
Le pourcentage de temps correspond aux heures pendant lesquelles ces espaces servent réellement au service de garde, comparées au nombre total d'heures dans une semaine.
Ces deux pourcentages sont ensuite combinés pour obtenir le pourcentage d'utilisation applicable aux dépenses de résidence comme le chauffage, l'électricité, l'assurance habitation, les taxes municipales, l'entretien et, dans certains cas, une partie de l'hypothèque. Une erreur fréquente est d'appliquer un pourcentage « standard » trouvé en ligne ou entendu d'une collègue, sans l'ajuster à la configuration réelle de sa propre maison et à son horaire de garde. Chaque service de garde est différent : le nombre d'enfants, les heures d'ouverture et l'aménagement du domicile influencent directement ce calcul.
Le pourcentage d'épicerie et de nourriture
Nourrir les enfants fait partie intégrante du service offert, et une portion de vos dépenses d'épicerie peut effectivement être déduite. Ce pourcentage doit refléter ce qui est réellement consommé par les enfants gardés, et non l'ensemble des dépenses alimentaires du ménage.
Le calcul tient compte, entre autres, du nombre d'enfants gardés, du nombre de repas et de collations fournis par jour, et du nombre de jours de garde par semaine. Sans un suivi rigoureux, il est facile soit de sous-évaluer ces dépenses (et donc de perdre des déductions), soit de les surévaluer en incluant, par exemple, des achats qui ne concernent pas directement les enfants du service de garde.
Tenir un registre simple, même informel, des repas et collations offerts permet non seulement de mieux calculer ce pourcentage, mais aussi de le justifier facilement en cas de questions.
Le pourcentage d'utilisation de la voiture
Plusieurs RSGE utilisent leur véhicule personnel pour des sorties éducatives, des activités avec les enfants, des achats de matériel ou de nourriture pour le service de garde, ou encore pour se déplacer à des formations. Cette utilisation ouvre la porte à une déduction, à condition de pouvoir démontrer la proportion des déplacements liés au service de garde par rapport à l'ensemble des kilomètres parcourus.
C'est un des pourcentages les plus souvent négligés, parce qu'il demande une discipline constante : noter la date, le motif et la distance de chaque déplacement lié au service de garde. Sans ce registre, il devient pratiquement impossible de justifier un pourcentage auprès des autorités fiscales, même si l'utilisation professionnelle était bien réelle.
Pourquoi ça vaut la peine de bien faire les choses
Les RSGE jonglent déjà avec énormément de responsabilités : la sécurité des enfants, la planification d'activités, les relations avec les parents, sans compter les exigences administratives. Le calcul des pourcentages d'utilisation peut sembler être un détail comptable secondaire, mais il a un impact direct et récurrent sur votre revenu net, année après année.
Bien fait, ce calcul permet de :
Réclamer l'ensemble des déductions auxquelles vous avez droit, sans en laisser sur la table par prudence excessive.
Se sentir en confiance en cas de vérification fiscale, avec des chiffres appuyés par des registres clairs.
Mieux comprendre la rentabilité réelle de son service de garde, au-delà des revenus bruts.
En résumé
Les pourcentages d'utilisation de la maison, de l'épicerie et de la voiture ne sont pas de simples formalités administratives : ce sont des leviers concrets qui influencent directement combien d'impôt vous payez et à quel point vous êtes protégée en cas de vérification. Prendre le temps de bien les calculer, de les documenter et, au besoin, de se faire accompagner, c'est investir dans la santé financière durable de son service de garde.
Rédigé par Claudia Blais, Solution Unik
Pour aller plus loin
Une formation spécifique sur ce sujet, constuite par les spécialistes de Solution Unik est disponible chez Germaction. Elle est pensée spécifiquement pour les RSGE et éducatrices en milieu familial et permet d'apprendre à structurer ces calculs correctement dès le départ plutôt que de les corriger après coup.
Si vous désirez donner ce travail minutieux à des spécialistes :
S'entourer d'une équipe comptable qui connaît réellement la réalité des services de garde en milieu familial fait toute la différence au quotidien. C'est notamment le rôle que joue Solution Unik , qui accompagne les RSGE du Québec dans leur comptabilité, leur paie et leurs déclarations fiscales, avec une compréhension fine de ces enjeux propres au milieu familial.